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A importância da flexibilidade nos negócios
A realidade dos projetos de tecnologia é frequentemente marcada por desafios significativos em termos de orçamento, tempo e valor entregue. De acordo com uma pesquisa da 4mation, cerca de 45% dos grandes projetos de TI ultrapassam o orçamento, apenas 44% entregam o valor previsto, e 7% ultrapassam o tempo estimado.
Além disso, a rigidez dos projetos de escopo fechado muitas vezes resulta em soluções que cumprem tecnicamente o contrato, mas falham em agregar valor real ao negócio devido à falta de flexibilidade para se adaptarem a novos aprendizados e mudanças que surgem durante o desenvolvimento.
Para superar esses desafios, a BossaBox coloca um foco especial na adaptabilidade. Ajusta-se proativamente o tamanho e a composição dos Squads para que possam responder com agilidade às diferentes fases do projeto ou às flutuações do mercado. Dessa forma, não só melhora a eficiência na alocação de recursos, mas também mantém a velocidade e a qualidade das entregas, garantindo que os projetos realmente atendam às necessidades do negócio e dos clientes.
Lidando com variações na demanda e adaptação rápida dos times na prática
Reconhecendo que projetos de tecnologia são inerentemente imprevisíveis, a BossaBox adota uma abordagem robusta baseada na Teoria do Triângulo de Ferro. Esta teoria aborda as três principais restrições que impactam qualquer projeto: Orçamento, Escopo e Cronograma. Essas restrições estão interligadas de tal forma que alterar uma pode afetar as outras, influenciando diretamente a qualidade do projeto.
Imagine, por exemplo, que estamos com projeto de lançamento de um novo sistema de TI e nos deparamos com um problema inesperado durante a fase de design, que está mais demorada que o previsto. Nesse ponto, temos três opções principais:
Estender o Cronograma: Embora adie o lançamento e possa aumentar os custos, mantém a qualidade do produto final.
Replanejar o Projeto: Manter o prazo original pode aumentar o risco de falhas, especialmente se etapas importantes como testes e treinamento forem cortadas.
Alterar o Escopo: Simplificar ou modificar alguns elementos do projeto para mantê-lo dentro do prazo e do orçamento, embora possa reduzir a abrangência dos objetivos originais.
Na BossaBox, essas situações são tratadas com uma abordagem colaborativa e flexível. Juntamente com os clientes, revisa-se continuamente o escopo através de Sprints regulares, adaptando o projeto para alinhar qualquer desvio com os objetivos do negócio.
Garantindo Adaptabilidade e Flexibilidade
A BossaBox entende que a flexibilidade e a capacidade de adaptação são essenciais para o sucesso dos projetos. Para isso, as Squads são projetadas para responder eficientemente às flutuações nas demandas dos projetos.
Flexibilidade Contratual: Os contratos com os profissionais permitem realocações e substituições ágeis, adaptando rapidamente a força de trabalho às necessidades do projeto sem perda de tempo ou qualidade.
Gestão de Conta Perene: Mantém-se uma estrutura de gestão constante, preservando o contexto e o capital intelectual acumulado ao longo do projeto, garantindo continuidade e entendimento profundo das necessidades do cliente.
Modelo de Report e Documentação: Um sistema de documentação facilita a contextualização para novos membros da equipe, assegurando transições suaves e contribuições efetivas sem atrasos.
Processos de Onboarding e SLA de Ramp-Up: Implementa-se um processo de onboarding estruturado, seguido de um SLA para o ramp-up, conforme diretrizes do DORA (DevOps Research and Assessment), assegurando que novos integrantes sejam rapidamente capacitados.
Backlog de Profissionais: Mantém-se um backlog de profissionais qualificados prontos para entrar em ação, permitindo proatividade e preparação para qualquer mudança.
As vantagens de Squads e um escopo flexível
A flexibilidade das equipes é crucial para a eficiência e para alcançar resultados impactantes para os clientes. Adaptar a estrutura das equipes às necessidades dinâmicas de cada projeto traz diversos benefícios:
Redução de Overhead: Evita custos com pessoal inativo, ajustando a composição da equipe conforme necessário.
Adaptação Rápida: Permite que a equipe se adapte rapidamente a mudanças no escopo ou exigências do projeto.
Eficiência de Custos: Garante alocação eficiente dos recursos, evitando gastos excessivos.
Redução de Riscos: Diminui os riscos associados à contratação e manutenção de equipes.
Aumento da Agilidade Operacional: Facilita a realocação e ajustes de recursos, garantindo alinhamento com as prioridades estratégicas do negócio.
Maximização do Valor Agregado: Assegura que cada decisão de alocação contribua diretamente para o valor do projeto, adaptando-se às necessidades sem sacrificar os objetivos de longo prazo.
Essas vantagens destacam como uma estratégia de equipe flexível não apenas sustenta a execução eficiente do projeto, mas também fortalece a capacidade da empresa de responder às mudanças do mercado, maximizando a efetividade das entregas realizadas.
Equilibrando a colaboração entre equipe interna e externa
A colaboração eficaz entre a equipe interna e os profissionais externos é fundamental na BossaBox. Para isso, desenvolveu-se uma abordagem estruturada que envolve a definição clara de papéis e responsabilidades, implementação de cerimônias síncronas e realização de pesquisas de monitoramento contínuo.
Práticas chave para garantir colaboração efetiva:
Definição de Papéis e Responsabilidades: Utiliza-se a matriz RACI para esclarecer responsabilidades, garantindo clareza e reduzindo sobreposições.
Cerimônias Síncronas:
Imersão: Trabalho conjunto com stakeholders para absorver conhecimentos essenciais.
Planejamento: Sessões de planejamento das sprints para definir prioridades.
Revisão: Avaliação regular das entregas pela equipe interna.
Retrospectiva: Reuniões para refletir sobre o desempenho e ajustar estratégias.
Pesquisas de Monitoramento: Ferramentas como Healthcheck e DevResearch são usadas para avaliações contínuas, identificando gargalos de produtividade e problemas comportamentais.
Essas estratégias garantem que todos estejam alinhados e informados, permitindo uma adaptação eficaz às dinâmicas do projeto e respondendo prontamente a quaisquer desafios.