6 minutos de leitura
A realidade dos projetos de tecnologia é frequentemente marcada por desafios significativos em termos de orçamento, tempo e valor entregue. De acordo com uma pesquisa da 4mation, cerca de 45% dos grandes projetos de TI ultrapassam o orçamento, apenas 44% entregam o valor previsto, e 7% ultrapassam o tempo estimado.
Além disso, a rigidez dos projetos de escopo fechado muitas vezes resulta em soluções que cumprem tecnicamente o contrato, mas falham em agregar valor real ao negócio devido à falta de flexibilidade para se adaptarem a novos aprendizados e mudanças que surgem durante o desenvolvimento.
Para superar esses desafios, na BossaBox, nós colocamos um foco especial na adaptabilidade. Ajustamos proativamente o tamanho e a composição dos nossos Squads para que possam responder com agilidade às diferentes fases do projeto ou às flutuações do mercado. Dessa forma, não só melhoramos a eficiência na alocação de recursos, como também mantemos a velocidade e a qualidade das entregas, garantindo que os projetos realmente atendam às necessidades do negócio e dos clientes.
Lidando com variações na demanda e adaptação rápida dos times na prática
Por temos em mente que projetos de tech são inerentemente imprevisíveis, adotamos uma abordagem robusta e fundamentada na gestão de projetos: a Teoria do Triângulo de Ferro.
Essa teoria aborda as três principais restrições que impactam qualquer projeto: Orçamento, Escopo e Cronograma. Essas restrições estão tão interligadas que alterar uma pode afetar as outras, influenciando diretamente a qualidade do projeto. Estas são estabelecidas desde o início, nos documentos de mandato do projeto, onde definimos claramente nossos objetivos. À medida que o projeto avança, cada decisão tomada em relação a essas restrições pode melhorar ou comprometer nossos resultados.
Imagine, por exemplo, que estamos com projeto de lançamento de um novo sistema de TI e nos deparamos com um problema inesperado durante a fase de design, que está mais demorada que o previsto. Nesse ponto, temos três opções principais:
Estender o cronograma: Pode não ser ideal para os stakeholders, pois adia o lançamento e pode aumentar os custos trabalhistas, mas mantém a qualidade do produto final.
Replanejar o projeto: Manter o prazo original pode aumentar o risco de falhas, especialmente se optarmos por cortar etapas importantes como testes e treinamento, o que pode prejudicar a qualidade e aumentar os custos.
Alterar o escopo: Simplificar ou modificar alguns elementos do projeto para mantê-lo dentro do prazo e do orçamento, o que pode reduzir a abrangência dos objetivos originais e potencialmente aumentar custos futuros se decidirmos retomar esses elementos.
Na BossaBox, tratamos essas situações com uma abordagem colaborativa e flexível. Juntamente com nossos clientes, revisamos continuamente o escopo através de Sprints regulares, adaptando o projeto para alinhar qualquer desvio com os objetivos do negócio. Essa flexibilidade é crucial não apenas para atingir os objetivos de entrega, mas também para garantir que possamos fazer ajustes sem comprometer a qualidade.
Nossos projetos são estruturados para começar com uma base sólida de recursos acordados, mas estão sempre abertos a ajustes bem informados. Essa metodologia não apenas protege a qualidade das entregas, mas também assegura que as decisões tomadas sejam as mais adequadas para cada situação específica, equilibrando as restrições do Triângulo de Ferro para obter o melhor resultado possível.
Como conseguimos garantir essa adaptabilidade e flexibilidade?
Na BossaBox, entendemos que a flexibilidade e a capacidade de adaptação são essenciais para o sucesso dos projetos de nossos clientes. Por isso, projetamos as squads para responder eficientemente às flutuações nas demandas dos projetos. Como fazemos isso?
Flexibilidade contratual: Nossos contratos com os profissionais são desenhados para permitir realocações e substituições ágeis. Isso significa que podemos adaptar rapidamente nossa força de trabalho às necessidades do projeto, sem perda de tempo ou comprometimento da qualidade.
Gestão de conta perene: Mantemos uma estrutura de gestão de conta constante, que não varia conforme o escopo do trabalho. Isso nos permite preservar o contexto e o capital intelectual acumulado ao longo do projeto, garantindo continuidade e entendimento profundo das necessidades do cliente.
Modelo de report e documentação: Desenvolvemos um sistema de documentação que facilita a contextualização para novos membros da equipe. Isso é crucial para que as transições dentro da equipe sejam suaves e para que todos possam se inteirar e contribuir efetivamente, sem atrasos.
Processos de onboarding e SLA de Ramp-Up: Implementamos um processo de onboarding estruturado, acompanhado de um SLA para o ramp-up, seguindo as diretrizes do DORA (DevOps Research and Assessment). Isso assegura que novos integrantes sejam rapidamente capacitados e prontos para contribuir com o projeto.
Backlog de profissionais: Mantemos um backlog de profissionais qualificados prontos para entrar em ação. Isso nos permite ser proativos e preparados para qualquer mudança, seja uma vaga nova ou uma alteração na estratégia do cliente. Assim que identificamos uma potencial necessidade de mudança, já temos planos de ação prontos para serem executados.
As vantagens de squads e um escopo flexível
Ao longo de nossa jornada, aprendemos que a flexibilidade das equipes é crucial não apenas para a eficiência, mas também para alcançar resultados impactantes para nossos clientes. Adaptar a estrutura das equipes às necessidades dinâmicas de cada projeto traz diversos benefícios, os principais são:
Redução de overhead: Evita o acúmulo de custos com pessoal inativo, ajustando a composição da equipe conforme necessário.
Adaptação rápida: Permite que a equipe se adapte rapidamente a mudanças no escopo ou nas exigências do projeto, mantendo a agilidade.
Eficiência de custos: Garante que os recursos sejam alocados de maneira eficiente, evitando gastos excessivos e melhorando o orçamento do projeto.
Redução de riscos: Diminui os riscos associados à contratação e manutenção de equipes para projetos com resultados ou durações incertas.
Aumento da agilidade operacional: Facilita a realocação e ajustes de recursos, garantindo que o projeto permaneça alinhado com as prioridades estratégicas do negócio.
Maximização do valor agregado: Assegura que cada decisão de alocação de pessoal contribua diretamente para o valor geral do projeto, adaptando-se às necessidades atuais sem sacrificar os objetivos de longo prazo.
Essas vantagens destacam como uma estratégia de equipe flexível não apenas sustenta a execução eficiente do projeto, mas também fortalece a capacidade da empresa de responder às mudanças do mercado, maximizando a efetividade das entregas realizadas.
Equilibrando a colaboração entre equipe interna e externa
Na BossaBox, a colaboração eficaz entre a equipe interna e os profissionais externos é fundamental para garantir a integração eficaz e resultados de alta qualidade nos nossos projetos.
Para atingir esse objetivo, desenvolvemos uma abordagem estruturada que envolve a definição clara de papéis e responsabilidades, a implementação de cerimônias síncronas e a realização de pesquisas de monitoramento contínuo. Esses elementos são essenciais para coordenar eficientemente todas as interações e assegurar uma colaboração produtiva entre todos os envolvidos.
Práticas chave para garantir colaboração efetiva:
Definição de papéis e responsabilidades: Utilizamos a matriz RACI para esclarecer quem é responsável, atribuível, consultado e informado em cada aspecto do projeto. Isso garante que todos saibam exatamente suas funções, reduzindo sobreposições e lacunas na distribuição de tarefas.
Cerimônias Síncronas:
Imersão - Trabalhamos juntos com stakeholders internos para absorver conhecimentos essenciais, preparando nossa equipe para os desafios do projeto.
Planejamento - Organizamos sessões de planejamento das sprints, onde prioridades são definidas em colaboração.
Revisão - Momentos regulares para que a equipe interna avalie as entregas, garantindo que tudo esteja alinhado com as expectativas.
Retrospectiva - Reuniões para refletir sobre o desempenho das equipes e o progresso do projeto, permitindo ajustes contínuos para melhorar os resultados.
Pesquisas de Monitoramento: Implementamos ferramentas como Healthcheck e DevResearch para realizar avaliações qualitativas contínuas. Essas pesquisas ajudam a identificar gargalos de produtividade e problemas comportamentais, permitindo o desenvolvimento de planos de ação para otimizar a eficácia das equipes.
Essas estratégias são fundamentais não apenas para manter todos alinhados e informados, mas também para adaptar-se às dinâmicas do projeto e responder prontamente a quaisquer desafios.